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Telefonservice Arztpraxis – Aufgaben und Vorteile im Überblick

Arzt mit Kittel in Praxis

Überfüllte Wartezimmer, ein ständig klingelndes Telefon, wartende Patienten auf den Fluren und überlastete Sprechstundenhilfen. So sieht der Alltag in deutschen Arztpraxen und Kliniken aus. Dringende Notfälle oder Grippewellen lassen das Patientenaufkommen zeitweise in die Höhe schnellen. Die Praxismitarbeiter geben ihr Bestes, die Patienten schnellstmöglich zu behandeln und dabei ihre administrativen Aufgaben nicht zu vernachlässigen. Das gelingt jedoch selten. Denn die Behandlung der Patienten hat oberste Priorität. Eine Terminvereinbarung ist gerade zu den Stoßzeiten und Sprechstunden kaum möglich.

Mann schaut auf Armbanduhr

Mangelnde Erreichbarkeit sorgt für unzufriedene Patienten 

Der Druck auf die medizinischen Angestellten wächst. Zwischen Blutabnahme, Blutdruckmessung und Wundversorgung warten die Patienten in der Warteschlange auf eine Terminvereinbarung. Die telefonische Erreichbarkeit der Arztpraxis geht gegen null. Die Patienten sind unzufrieden und machen sich sogar auf den Weg, um persönlich vor Ort einen Termin zu vereinbaren. Das Patientenaufkommen wächst weiter an. Durch Krankheit und Ausfall der Sprechstundenhilfe entsteht dann zusätzlich ein enormer Druck. Die Praxismitarbeiter nehmen nur noch selten bis nie die eingehenden Anrufe entgegen.

Ortsunabhängige Terminvereinbarung durch externen Telefonservice

Die Auslagerung der telefonischen Terminvereinbarung an ein Contact Center ist die ideale Lösung. Die Einrichtung eines externen Telefonservices ist unkompliziert und schnell möglich. Zudem sorgt die Vergabe der Terminvereinbarung für eine unmittelbare Entlastung der Mitarbeiter.

Wie funktioniert die externe Terminvereinbarung beim Telefonservice für Ärzte?

  1. Speziell geschulte Mitarbeiter nehmen die Anrufe der Patienten im Namen der Arztpraxis professionell entgegen.
  2. Die Arztpraxis legt dazu ein Zeitfenster für die Terminvereinbarung fest.
  3. Die Zeitfenster können in einem Online-Kalender (zum Beispiel Google Kalender) durch die Praxis farbig markiert werden. Alternativ kann die Praxissoftware dem externen Partner auch einen Online-Zugang einrichten und die Verfügbarkeiten sichtbar machen.
  4. Der externe Partner vereinbart mit den Patienten telefonisch Termine und trägt sie in ein farbiges Feld ein.

5 Vorteile der externen Terminvereinbarung

Die Beauftragung eines externen Partners bringt diese 5 Vorteile mit sich…

Mehr Zeit fürs Wesentliche1. Mehr Zeit fürs Wesentliche:

Die Behandlung der Patienten in der Praxis gewinnt wieder oberste Priorität. Die Sprechstundenhilfe hat wieder mehr Zeit, sich um die Behandlung der Patienten vor Ort zu kümmern. Die administrativen Aufgaben werden durch einen externen Telefonservice erledigt.

Sofortige Anrufannahme durch Mitarbeiter im Contact Center

2. Sofortige Anrufannahme & professioneller Auftritt:

Die eingehenden Anrufe werden von geschulten Mitarbeitern des externen Services entgegengenommen. Die Anruferdaten werden erfasst und in Echtzeit per SMS, E-Mail oder auf Wunsch auch per Schnittstelle in das System der Praxis übermittelt.

24-Stunden-Erreichbarkeit durch externen Telefonservice

3. Optimale Erreichbarkeit rund um die Uhr:

Der externe Telefonservice für Ärzte nimmt rund um die Uhr die Anrufe entgegen. Durch die dauerhafte Erreichbarkeit auch an Feiertagen, in der Urlaubszeit oder nachts geht kein Anruf verloren. Die Ärzte und Therapeuten werden nur in dringenden Notfällen gestört. Ein 24- Stunden-Ärzte-Bereitschaftsdienst kann auf Wunsch dazu gebucht werden.

Unkomplizierte Terminvereinbarung im Online-Kalender

4. Unkomplizierte Terminvereinbarung:

Die Mitarbeiter des externen Telefonservices haben Zugriff auf den Online-Kalender der Arztpraxis. Gemäß der Praxisvorgaben bietet ein Mitarbeiter Termine an und trägt diese direkt in den Online-Kalender ein.

Geringere Kosten und voller Service durch externen Telefondienst

5. Geringere Fixkosten und voller Service:

Je nach Bedarf bietet der externe Service eine flexible Anrufbeantwortung und Terminvereinbarung an. Verschiedene Buchungsmodelle geben der Arztpraxis die Möglichkeit, spontan oder langfristig auf den Telefonservice zurückzugreifen.