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Virtuelles Büro – ein futuristisches office mieten

Virtuelles Büro Leinwand und StühleEin virtuelles Büro (Virtual Office) wird von Tag zu Tag beliebter. Dies hat viele aussagekräftige Gründe. Es fängt bei der renommierten Geschäftsadresse auf der Visitenkarte an und endet mit dem Beantworten, der für Sie eingehenden Anrufe. Ob einen Telefonservice oder die Möglichkeit Büros temporär anzumieten, das virtuelle Büro bietet viele interessante Möglichkeiten.

 

Das erwartet Sie im Folgenden:

  • Was genau ist überhaupt ein virtuelles Büro?
  • Welche Leistungen sollten Anbieter eines virtuellen Büros erbringen?
  • Ob auch Ihr Unternehmen von einem Virtual Office Profit erzielen kann?

 

Was genau ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro ist mehr als nur ein Postfach. Ein Virtual Office ist ein bestehendes Gebäude mit Möglichkeiten zur Anmietung der Konferenzräume und Büros. Dadurch erhalten Sie eine repräsentative Adresse, da die Anbieter eines virtuellen Büros oft einen hoch angesehenen Standort haben. Die Adresse wird somit auch für Ihr eigenes Briefpapier und Ihre Visitenkarte verwendet. Wenn Sie eine Zielgruppe in bestimmten Städten ansprechen möchten, können Sie sich durch ein virtuelles Büro einen enormen Vorteil verschaffen. Sie sollten dann einen Bürodienstleister in unmittelbarer Nähe zu potenziellen Kunden beauftragen. Zudem werden Anrufe von einem professionellen Telefonservice im Namen Ihres Unternehmens entgegen genommen.

 

Attraktive Leistungen eines virtuellen Büros für Ihr Unternehmen:

Sie möchten erfahren, welchen Service ein Virtual Office bietet? Folgend nennen wir Ihnen vier überzeugende Leistungen, wo auch garantiert Ihr Unternehmen von profitieren kann:

 

Telefonservice im virtuellen Büro

Welcher Unternehmer kennt es nicht? Sie bearbeiten momentan ein wichtiges Projekt oder sie sind vor Ort bei einem Kunden, weshalb man keine Zeit für die Annahme eines Anrufes hat. Was ist allerdings, wenn es sich dabei um einen potenziellen Kunden handelt? Möchte man es wirklich riskieren, diesen durch den Zeitmangel zu verlieren? Besonders Handwerker werden dieses Problem kennen, da das Telefonieren auf Baustellen, sich durch die vielen Hintergrundgeräusche, nicht immer leicht gestalten lässt.

Daher wird bei einem Virtual Office ein Telefonservice angeboten, bei dem Mitarbeiter die Anrufe im Namen Ihres Unternehmens entgegen nehmen. Sie geben eine Ansprache vor, wie die Annahme des Anrufes erfolgen soll. Die weitere Vorgehensweise wird daraufhin mit dem Anbieter abgestimmt. Es gibt die Möglichkeiten, dass Sie per SMS, per E-Mail oder auch über bestimmte Ticketsysteme sich über den Anruf und dessen Inhalt informieren lassen. tel-inform arbeitet zum Beispiel mit einem Zendesk-Ticketsystem, wobei man die Tickets unter anderem priorisieren und Mitarbeitern zuteilen kann.

 

Geschäftsadresse im Wunschort mieten

Start-ups und Selbstständige können sich oft nach dem Gründen einer Firma nicht immer ein eigenes Büro leisten. Daher arbeiten viele aus dem Home-Office, aber wer möchte schon seine private Adresse an Kunden herausgeben? Für Großkonzerne kann das virtuelle Büro mit Geschäftsadressen dazu dienen, mögliche zukünftige neue Standorte zu testen. An dieser weiteren Adresse können Sie präsent sein und die Neugierde weiterer potenzieller Kunden wecken. Besonders für solche Fälle können sich Unternehmen eine Geschäftsadresse anmieten.

Viele Dienstleister eines virtuellen Büros sind in lukrativen Städten und Bezirken ansässig. Dies gibt dem Kunden sofort ein positiveres Gefühl bei der Wahl eines Auftragnehmers. Doch was passiert, wenn ein Kunde oder Geschäftspartner Sie spontan in Ihrem virtuellen Büro besuchen kommt? Dies stellt kein Problem dar, denn bei den meisten Anbietern virtueller Büros, besteht für Sie die Möglichkeit, ein eigenes Schild Ihres Unternehmens im Empfangsbereich zu erhalten. Die Rezeption wird Ihren Besucher folgend darauf hinweisen, dass Sie sich momentan nicht im Hause befinden. Somit fällt es wohl den wenigsten auf, dass es sich bei dieser Adresse, gar nicht um Ihren festen Arbeitsplatz handelt.

 

Digitalisierung Ihres Posteingangs

Wenn Sie eine Geschäftsadresse mieten, wird selbstverständlich früher oder später auch Post für Sie dort eintreffen. Daher bieten Dienstleister eines virtuellen Büros das Öffnen der Post an und scannen diese ein. Nach einem abgesprochenen Vorgehen, wird die eingegangene Post digital an Sie gesendet. Dabei hat es unter anderem den Vorteil, dass Sie bereits nach kurzer Zeit und von jedem Standort aus, auf die digitalisierten Briefe zugreifen können.

 

Rezeption im virtuellen BüroVirtuelles Büro Mitarbeiter am Empfang

Da Ihre Unternehmensanschrift die Adresse des virtuellen Büros ist, können von dort auch Dokumente in Empfang genommen, aber auch verschickt und abgeholt werden.
Dies kann von einem angebotenen Rezeptionsdienst übernommen werden, welches auch die meisten Dienstleister eines Virtual Office  anbieten.

 

 

 

 

 

Welche Leistungen sollten Anbieter eines virtuellen Büros erbringen?

 

  • Flexible Buchung:

    Auf eine flexible Buchung des virtuellen Büros sollte man achten. Wenn Sie z. B. nur an vereinzelten Tagen in der Woche den Service für Ihr Unternehmen beanspruchen möchten, sollten Sie nicht die ganze Woche dafür buchen müssen.

  • Kurze Laufzeiten:

    Der Dienstleister sollte umgehend und flexibel buchbar sein. Umso kürzer die Vertragslaufzeiten sind, umso entgegenkommender ist der Service.

  • Individueller Service:

    Eine individuelle Anpassung des Vertrags und des Services auf Ihre Bedürfnisse muss selbstverständlich sein. Sie sollten nicht mehr für Ihr virtuelles Office zahlen, als nötig.

Auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sollte man selbstverständlich achten. Der kostengünstigste Anbieter eines virtuellen Büros ist nicht immer der empfehlenswerteste. Die Preise schwanken vor allem durch die unterschiedlich angebotenen Standorte und bei der Qualität der Büroausstattung.

 

3 profitable Gründe für ein virtuelles Büro

Dies hängt natürlich von vielen verschiedenen Faktoren ab. Prinzipiell gibt es allerdings viele Punkte, die für eine Beauftragung eines virtuellen Büros sprechen.

  • Personalkosten sparen:

Zum einen können Personalkosten eingespart werden, da die Dienstleister vielzählige Verwaltungsaufgaben übernehmen. Da man je nach Aufkommen der Aufgaben Leistung buchen kann, lohnt es sich besonders für saisonabhängige Unternehmen, die keine ganzjährigen Arbeitskräfte einstellen können.

  • Büroausstattung mieten:

Es fallen keine hohen  Investitionen für  Büroausstattungen an, da ein angemietetes Büro bereits mit Möbeln und technisch notwendigen Geräten ausgestattet ist.

  • Flexibel & preiswert:

Besonders die große Flexibilität eines Virtual Office möchten wir an dieser Stelle hervorheben. Ob Sie nun schnellstmöglich am Markt starten möchten, oder ein minimales wirtschaftliches Risiko durch eine finanzielle Flexibilität haben möchten. Es bietet definitiv Möglichkeiten die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen können.

 

Wie Sie bestimmt gemerkt haben, eignet sich ein virtuelles Büro für viele Business-Bereiche. Auch wenn die Anmietung von Büros wohl meist für Kleinunternehmen und Selbstständige geeignet ist, kann der angebotene Telefonservice für Start-ups bis hin zu Konzernen interessant sein.

Nun kommt die entscheidende Frage: Welche Leistung ist für Sie ausschlaggebend? Kommt ein virtuelles Büro für Sie in Frage oder lagern Sie lediglich Ihre eingehenden Telefonate aus? Sie sind noch unentschlossen? Gerne sind wir für Sie da und beraten Sie umfangreich. Jetzt zur kostenlosen Erstbetreuung:

 

Wolfgang-Lindlar-Ansprechpartner-Vertrieb

Wolfgang Lindlar

Vertrieb

02821 7776 – 5303

wolfgang.lindlar@tel-inform.de