Die Büroorganisation kann zur Mammutaufgabe werden. Wer kennt es nicht? Täglich grüßt das Murmeltier. Kaum im Büro angekommen, wartet das erste Meeting und das Postfach voll mit unbeantworteten E-Mails. Der Blick auf den Schreibtisch kann zudem Sorgen bereiten: unübersichtliche To-do-Listen, ein Ablagestapel, der nicht kleiner zu werden scheint und eine Dokumentenablage auf dem Desktop, die die Bewältigung der anstehenden Aufgaben erschwert. Hinzu kommt die Unordnung am eigenen Schreibtisch. Die Tastatur wird bedeckt von Briefen, Dokumenten und Notizen. Der Kaffeebecher von gestern Nachmittag reiht sich neben prall gefüllten Ordnern und anderen Arbeitsmaterialien. Ein freundlicher Arbeitsplatz sieht anders aus.
Eine gute Büroorganisation fängt bei einem aufgeräumten Schreibtisch an. Denn was gibt es Schöneres als den Arbeitstag an einem aufgeräumten Schreibtisch zu starten? Mit diesen Tipps verwandelt sich Ihr Schreibtisch im Handumdrehen in Ihren Wunscharbeitsplatz.
Ordnung braucht Platz. Warum also nicht alle lästigen Papierstapel, Ordner, Stifte und Blöcke in einem ersten Schritt vom Schreibtisch zur Seite legen, um dann mit dem Sortieren zu beginnen? Das kann Wunder bewirken. Plötzlich wird sogar wieder die Tastatur sichtbar. Der Startschuss für die perfekte Büroorganisation ist gefallen.
Ein leer geräumter Schreibtisch ist erst der Anfang. Wohin nun mit all den Ordnern und Arbeitsmaterialien? Die Devise: Ordnung muss sein. Das schafft man nur mit klaren Ablageregeln. Zunächst müssen Sie sich die Fragen stellen: Welche Dokumente nutze ich sehr häufig oder sogar fast täglich? Welche Unterlagen verschwinden immer wieder im Ablagedschungel?
Reorganisieren Sie sich und entscheiden Sie, welche Unterlagen wirklich wichtig sind und was sogar im Papierkorb verschwinden kann. Mit der richtigen Sortierung und Priorisierung geben Sie sich und Ihren Aufgaben wieder eine Struktur. Je nach Priorität kann ein beschriftetes Ablagefach Orientierung bieten.
Die Arbeitswoche neigt sich dem Ende zu. Das Wochenende steht an. Im Büro wird es ruhiger, das Telefon klingelt nur noch selten. Das ist der ideale Zeitpunkt, um den Schreibtisch aufzuräumen und Ordnung zu schaffen. Wer das Büro am Freitag sauber und ordentlich verlässt, startet am Montag direkt viel schwungvoller und motivierter in die neue Arbeitswoche. Sortieren Sie Ihre Aufgaben daher so, dass Sie am Montag genau wissen, mit welchen Aufgaben Sie starten müssen.
Das Büro als Ort für Ihre Wohlfühloase? Ja, genau. Warum nicht? Schließlich verbringen Sie mehr als acht Stunden täglich an Ihrem Arbeitsplatz. Das ist die Hälfte der Zeit, in der Sie wach sind. Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz unbedingt so, wie es Ihnen gefällt. Denn Ihr Arbeitsplatz ist nicht nur ein einfacher Ablageplatz. Bilder, Pflanzen oder bunte Ablagesysteme dürfen Ihren Platz im Büro etwas persönlicher machen. Seien Sie kreativ!
Papierstapel sind genauso störend wie unendlich lange To-do-Listen. Sie vermitteln den Eindruck, niemals mit der Arbeit fertig zu werden – egal, wie schnell und effektiv man auch arbeitet. Außerdem nehmen diese lästigen Papierstapel viel Platz weg. Versuchen Sie doch mal – auch der Umwelt zuliebe – ganz auf Papier zu verzichten und in der neuen Woche Ihr Büro zu einem papierlosen Büro zu machen. So können Sie sich auch wieder die Frage stellen: Brauche ich das wirklich oder kann das weg?
Jetzt haben Sie die Rahmenbedingungen für eine effiziente Arbeit geschaffen. Ihr Schreibtisch ist aufgeräumt, Sie fühlen sich wohl und können sich gleich an die Arbeit machen. Aber nun wartet die nächste Aufgabe schon auf Sie: Wie gehe ich meine Aufgaben an? Organisieren Sie sich und Ihre Arbeit!
Damit Sie Ihre offenen Aufgaben zeitnah erledigen können, hilft Ihnen eine Priorisierung. Die effektivste Methode ist, alle offenen Aufgaben und Projekte in einem Projektmanagement-Tool wie zum Beispiel trello zusammenzuführen. Das hilft Ihnen, Aufgaben im Team zu sortieren und zu verteilen. Jetzt können Sie auf einem Blick sehen, an welchen Aufgaben Sie noch arbeiten müssen. Sie sehen aber auch, welche Aufgaben bereits erfolgreich erledigt wurden oder was Sie zur Erfüllung der Ziele brauchen.
Bevor Sie das Büro am Abend verlassen und sich in den wohlverdienten Feierabend verabschieden, sollten Sie Ihre Aufgaben für den kommenden Tag priorisieren. Ihr Zeitmanagement ist gefragt. Fragen Sie sich, welche Aufgaben am wichtigsten sind und welche E-Mails dringend oder erst zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet werden können. Ein fester Zeitplan gibt Ihnen Orientierung und hilft Ihnen, sich nicht ablenken zu lassen. Nur wer feste Ziele im Blick hat, kann effizient arbeiten.
Haben Sie nun alle Aufgaben sortiert, zusammengefasst und priorisiert, sollten Sie sich an Ihren Zeitplan halten. Setzen Sie sich dazu feste Zeiten, in denen Sie bestimmte Aufgaben oder E-Mails bearbeiten. Reagieren Sie nicht sofort auf eintreffende E-Mails, sondern konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgaben. Wie das gelingen kann? Schalten Sie zum Beispiel die Push-Benachrichtigungen in Ihrem E-Mail Programm aus oder schalten Sie den Ton für eintreffende E-Mails aus.
Wir neigen dazu unangenehme oder komplizierte Aufgaben zu ignorieren oder ständig zu verschieben. Erledige Sie diese Aufgabe gleich zu Beginn Ihrer Arbeit. Ihr Vorteil: Sie starten mit einem Erfolgserlebnis in den Tag. Die größte Herausforderung ist erledigt, mit Schwung können Sie nun neue Aufgaben angehen. Erledigen Sie daher die Aufgabe, die Sie am wenigsten mögen, zuerst.
Ein papierloses Büro ist nicht nur umweltfreundlich, sondern vor allem auch enorm zeit- und kosteneffektiv. Aus einer Dokumentenablage auf Ihrem Schreibtisch kann ganz einfach eine digitale Dokumentenablage werden, die Ihre Unterlagen übersichtlich bereitstellt und auf die Sie mit nur einem Klick zugreifen können.
Die Kommunikation mit Kunden, Kollegen oder dem Chef findet über E-Mails statt. Hinzu kommen täglich viele weitere Mails, die Ihnen keine Arbeit abnehmen, sondern bereiten. Dazu zählen zum Beispiel Newsletter. Bestellen Sie irrelevante Newsletter ab oder ändern Sie den Rhythmus der Zustellung von „täglich“ auf „wöchentlich“ oder sogar „monatlich“. Ein weiterer Tipp, wie Sie die Basis für eine digitale Ordnung schaffen, ist überflüssige E-Mails Ihrer Kollegen zu vermeiden. Machen Sie Ihnen und sich bewusst: Eine unnötige CC-Kultur braucht Keiner. Schreiben und erhalten Sie E-Mails, die einen Mehrwert bringen. Kommunizieren Sie häufiger direkt mit Ihren Kollegen anstatt eine E-Mail zu tippen.
Nun haben Sie alle Tipps beherzigt und Sie sind bemüht, Ordnung in Ihrem Büro zu halten. Doch dennoch kommen Sie oder Ihre Sekretärin mit der Arbeit nicht hinterher. Dann sollten Sie an die Auslagerung ihrer Sekretariatsdienste an einen externen Dienstleister denken. So stellen Sie Ihre Erreichbarkeit bei Bedarf rund um die Uhr sicher und entlasten sich und Ihre Mitarbeiter so, dass Sie sich wieder auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Hierbei kann der tel-inform Telefonservice, den Sie intuitiv per Web-App verwalten können, Sie im Büroalltag unterstützen.
Wolfgang Lindlar
Vertriebsinnendienst
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