Wir sind Ihr externes Sekretariat

Ein professioneller Telefonservice mit ständiger Erreichbarkeit ist ein essenzieller Bestandteil eines erfolgreichen Kundenservices. Der Büroservice umfasst dabei nicht nur die einfache Telefonannahme, sondern auch die Bearbeitung des eingehenden Telefonats sowie eine Benachrichtigung an den Auftraggeber.

 

Ihr Büroservice ist bei uns in guten Händen

Besondere Produkte brauchen besonderen Service und je anspruchsvoller Ihre Kundschaft, desto wichtiger ist es, dass Sie einen professionellen Eindruck bei Ihren hinterlassen.
Übergeben Sie uns die Anrufannahme und profitieren Sie von unserer Erfahrung im Telefonservice.

  • Sekretariats-Aufgaben
  • Unterstützung zu Stoßzeiten
  • 24/7 telefonischer Notdienst

Wir arbeiten nicht nur telefonisch, sondern zusätzlich im Multichannel Kundenmanagement via Social Media, Mail oder Chat.

Lassen Sie Ihre Service Hotline sorgenfrei von tel-inform betreuen

Sie möchten einen Kundenservice mit permanenter Erreichbarkeit bieten, der sich auch noch professionell, freundlich und hilfsbereit um die Anliegen Ihrer Kunden kümmert? Aber in Ihrem Unternehmen ist die Anzahl der eingehenden Anrufe sehr stark von besonderen Aktionen, Angeboten oder neuen Produkten abhängig?
Mit einem Telefonservice stellt das kein Problem mehr dar!

Unsere Service Mitarbeiter handeln wie ein Sekretär in Ihrem Haus – nach Ihren Vorgaben und selbstverständlich in Ihrem Firmennamen

Sie haben die Möglichkeit, unseren Telefonservice auch nur flexibel zu Stoßzeiten mit einer Rufumleitung an uns durchzustellen. Dadurch senken Sie unnötige Fixkosten, während Sie sich gleichzeitig eine eigene Telefonzentrale bei uns aufbauen und problemlos auf ein erhöhtes Anrufvolumen reagieren können.

Anrufnotizen
Wir benachrichten Sie via Email, SMS oder Zendesk

Auch wenn Sie durch unseren Telefonservice nicht mehr persönlich mit Ihren Kunden sprechen, bleiben Sie dennoch bestens über jeden Anruf informiert. In wichtigen Fällen können wir Kunden auch direkt zu Ihrem Büro durchstellen.

In den meisten Fällen werden wir Kundenanfragen bereits am Telefon beantworten. Damit Sie dennoch eine genaue Übersicht über Ihre Kundenkommunikation behalten, erhalten Sie zu jedem Gespräch eine Anrufnotiz. So fungieren wir als Ihr persönlicher Anrufbeantworter, ohne Ihren Kunden das Gefühl der schlechten Erreichbarkeit zu vermitteln.

Vor der ersten Anrufannahme durch unseren Telefonservice geben Sie genau vor, welche Informationen in der Anrufnotiz erfasst werden sollen und auf welchem Wege Sie eine Anrufbenachrichtigung erhalten möchten.
Dabei können Sie zwischen E-Mail, SMS oder unserem Ticket System Zendesk wählen. Jede Anrufnotiz wird in Echtzeit an Sie übermittelt, egal für welches Medium Sie sich entscheiden.

Falls ein wichtiger Kunde Sie direkt sprechen muss, führen wir eine VIP-Liste Ihrer wichtigsten Kunden.
So wissen unsere Mitarbeiter sofort, welche Anrufer direkt an Sie durchgestellt werden sollen. Falls Sie dennoch nicht erreichbar sind, bekommen Sie auch zu diesen Anrufen eine Anrufnotiz.

Bietet der Telefonservice auch die Möglichkeit einer virtuelle Geschäftsadresse?

Einige Büroservice Anbieter sind dazu übergegangen auch Geschäftadressen in Briefkastenformat zu vermieten. Wir haben uns als Familienunternehmen mit langjähriger Tradition bewusst gegen diese Geschäftsform entschieden.

Als professioneller Telefonservice Anbieter möchten wir unsere Kunden mit gutem Kundenservice überzeugen, und keine Scheinwelt für potentielle Neukunden aufbauen. Bei vielen Unternehmen, die mit einer Hochglanzadresse in der besten Stadtlage werben, kommt bald ein böses Erwachen.

Gerade wenn Sie Kunden empfangen wollen, kann Ihre Strategie nach hinten losgehen. Sie haben zwar eine bekannte und repräsentative Geschäftsadresse, aber keine eigenen Büroräume. Aus genau diesem Grund beschränkt sich tel-inform auf professionellen Kundenservice auf allen Kommunikationskanälen – und nicht auf das Anbieten von virtuellen Geschäftsadressen.

Jetzt kostenlos testen

 
 

Ablauf
So funktioniert unser Telefonservice

  1. Unkomplizierte Anmeldung
    Teilen Sie uns über unser Kontaktformular mit, wie unsere Mitarbeiter die eingehenden Anrufe für Sie beantworten dürfen.
    In wenigen Minuten richten Ihren Test ein.
    Sie erhalten von uns eine persönliche Rufnummer, an die Sie Ihre Anrufe umleiten, wenn Sie den Büroservice von tel-inform nutzen wollen.
  2. Anruf durchstellen und von tel-inform bearbeiten lassen
    Ihre weitergeleiteten Anrufe nehmen wir nach Ihren individuellen Anweisungen entgegen. Egal wann und wie lange Sie die Weiterleitung einrichten, Ihre Anrufe werden jederzeit in Ihrem Firmennamen freundlich und kompetent beantwortet.
    Auf Wunsch 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr.
  3. Anrufbenachrichtigung oder Weiterleitungen in Echtzeit
    Wir qualifizieren die eingehenden Anrufe nach Ihren Vorgaben.
    Dabei informieren wir Sie zu jedem Anruf in Echtzeit per Mail und SMS, auf Wunsch auch per Zendesk Ticket oder leiten Anrufe, auch zum Beispiel bei
    Notfällen, nach Ihren Vorgaben entsprechend direkt an Sie weiter.
Jetzt kostenlos testen

Anwendungsbeispiele: Die Vielfalt des Telefonservices von tel-inform

Unseren Telefonservice können Sie ganz individuell nutzen. Hier finden Sie einige Anwendungsbeispiele:

Telefonzentrale von tel-inform

1. Anrufannahme

Bei diesem Service handelt es sich um die klassische Form der Telefonatsbearbeitung. Unsere Service Mitarbeiter nehmen Ihre Telefonate entgegen und erfassen nach Ihren Vorgaben Daten zum Anruf, wie beispielsweise den Firmennamen, eine Rückrufnummer, Kundennummern und das eigentliche Anliegen. Die Berichte zu jedem Anruf erhalten Sie dann in Echtzeit per SMS oder Mail, oder auf Wunsch auch als Zendesk Ticket.

Mehrwert der Anrufannahme:

Sie können sich von nun an vollkommen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während sich unsere Spezialisten um Ihre Kunden am Telefon kümmern. Sie können somit bestmöglich in den Rückruf gehen. Ihre Wahrnehmung beim Kunden wird positiv gesteigert und Ihre werden gleichzeitig entlastet.

vorzimmerservice tel-inform

2. Sekretariatsservice

Wenn Sie den Telefonservice als Sekretariatsservice eingerichtet haben, nehmen unsere Service Mitarbeiter, Ihre Sekretärin, den Anruf entgegen.

Mehrwert des Sekretariatsservice:

Sie sparen die Aufwendungen für fest angestellte Sekretärinnen und entlasten Ihren Telefondienst. So können Sie oder Ihre Mitarbeiter konzentriert arbeiten, während jeder Anrufer direkt zu unserem geschulten Ansprechpartner kommt.

terminverwaltung tel-inform

3. Terminvergabe

Auf Wunsch bearbeiten wir nicht nur Ihre Anrufe, sondern übernehmen für Sie auch die Terminvergabe. Durch eine Online-Freigabe Ihres Kalenders können wir Ihren Anrufern Termine vergeben und diese direkt in Ihren Kalender einpflegen.

Mehrwert der Terminvergabe:

Ihre Anrufe können wir auf Wunsch komplett bearbeiten. So bedarf es nicht einmal mehr eines Rückrufes. Das spart wertvolle Zeit, hält Ihnen den Rücken frei und gestaltet Ihren Arbeitstag noch effektiver. Professionalität und Zuverlässigkeit werden von Ihren Kunden positiv aufgefasst.

Bestellungsannahme von tel-inform

4. Bestellannahme

Bei der Annahme von Bestellungen nehmen wir diese nach Ihren Vorgaben auf und leiten sie auf direktem Wege an Sie weiter. Darüber hinaus können wir uns auch um die Initiation des Versandprozesses kümmern.

Mehrwert der Bestellannahme:

Lästige operative Prozesse müssen nicht länger in Ihrer wertvollen Arbeitszeit durchgeführt werden, sondern können zuverlässig an unseren Büroservice ausgelagert werden.

Notfalldienst Telefonservice

5. 24h Notrufhotline

Natürlich steht Ihnen unser Service auf Wunsch auch 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Auch abends und am Wochenende geht kein Anruf verloren. Insbesondere in Notfällen können Sie sich auf unsere zuverlässige und prompte Erreichbarkeit verlassen. Nach Ihren Vorgaben werden entsprechende Eskalationen von uns initiiert und informieren umgehend Ihren zuständigen Mitarbeiter im Bereitschaftsdienst.

Mehrwert der Notrufhotline

Wir bilden außerhalb Ihrer Servicezeiten den Filter für Ihre Anrufe, sodass nur wirkliche Notfälle qualifiziert durchgestellt werden. In diesen Fällen stoßen wir umgehend die Weitergabe der Informationen an und helfen Ihnen dabei, schnellstmöglich zu reagieren. Sie können Ihren Kunden auch in Notfällen helfen und trotzdem deutlich öfter in Nächten durchschlafen.

anrufannahme tel-inform

6. Telefonzentrale

Unser Service einer Telefonzentrale wird vorrangig von größeren Firmen mit einem umfangreichen Anrufvolumen genutzt. Unsere Mitarbeiter klassifizieren dabei die eingehenden Anrufe und leiten sie auf Basis von vordefinierten Kriterien direkt weiter oder senden eine Nachricht zum Telefonat.

Mehrwert der Telefonzentrale:

Sie können auch eine Vielzahl an eingehenden Anrufen in kurzer Zeit bewältigen. Durch unsere Vorabklassifikation können Sie die Bearbeitung Ihrer Anrufe effizienter gestalten. Dadurch beschäftigt sich jeder Mitarbeiter nur mit Anrufen, die in den jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen.

Jetzt kostenlos testen »

Kosten
Niedrige Fixkosten durch bedarfsgerechte Abrechnungen

  • Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert – dann, wenn Ihre Kunden den Telefonservice auch wirklich in Anspruch nehmen und ohne Mindestumsatz.
  • Sie testen unseren Service 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich. So sind Sie sicher, dass wir der richtige Partner für Sie sind.
  • Keine Einrichtungsgebühr: Wir sind sofort und ohne Setupkosten für Sie da
  • Keine Mindestvertragslaufzeit: Sie gehen kein Risiko durch langfristige Bindungen ein
  • Durch sekundengenaue Abrechnung haben Sie volle Kostenkontrolle
tel-inform S tel-inform M tel-inform XL
Monatliche Grundgebühr
Standard: Anrufannahme Mo.-Fr. 7.00h – 20.00h, Sa. 8.00h – 14.00h
35,00 € 69,00 € 169,00 €
Anrufentgegennahme (je Anruf) 0,69 € 0,49 € 0,44 €
Anrufbearbeitung pro Minute
sekundengenaue Abrechnung
0,69 € 0,49 € 0,44 €
24-Stundenservice optional optional inklusive
Zusätzliches Sekretariat für Mitarbeiter
(Anrufbearbeitung auf seperater Nummer)
7,90 € 7,90 € 5 inkl., ab 6. 7,90 €
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Individual-Tarif: Bei besonderen Anrufmengen und Anforderungen.
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tel-inform bietet faire Preise bei höchster Qualität. 100% transparent und mit 100% Erreichbarkeit. Und das Beste für Sie: Sie können tel-inform 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

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Ihr Ansprechpartner

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Wolfgang Lindlar

Vertrieb

02821 / 7776 - 5303
Kundenstimmen
Handyland über tel-inform

Mit tel-inform haben wir als externer Dienstleister gute Erfahrungen gemacht. Bei Überlauf dient der Service als „Außer-Haus-Mitarbeiter“, das finden unsere Kunden gut.

Stefan Weiß, Handyland Telekommunikation, Heilbronn