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Virtuelles Büro Definition

Virtuelles Büro Definition Briefkasten Briefe

Definition: Was ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro, auch als Virtual Office bezeichnet, stellt eine fiktive Geschäftsadresse dar, an der ein Unternehmen nicht seinen realen Firmensitz hat. Anders als bei einer Briefkastenadresse, ist das Büro durch einen externen Dienstleister besetzt und wickelt klassische Bürotätigkeiten im Auftrag eines Unternehmens ab. Das virtuelle Büro wird oftmals im Rahmen eines externen Sekretariatsservices durch einen Bürodienstleister betrieben. Auf Wunsch kann die Erreichbarkeit rund um die Uhr – 24 Stunden, 365 Tage im Jahr – für den Auftraggeber sichergestellt werden.

Unternehmen erhalten eine fiktive Firmenadresse an einem repräsentativen Ort, ohne das Bürogebäude selbst zu mieten. Außerdem können Unternehmen die Geschäftsadresse für Visitenkarten oder das eigene Briefpapier nutzen. Denn: Der externe Bürodienstleister übernimmt alle Tätigkeiten im Namen des Auftraggebers und fungiert als externes Büro.

Aufgaben eines virtuellen Büros

Die Leistungen, die ein externer Dienstleister in einem virtuellen Büro übernehmen kann, sind umfangreich. Ein virtuelles Büro ist weitaus mehr als eine fiktive Geschäftsadresse inklusive Firmenschild. Je nach Branche und Unternehmensart variieren die Aufgaben, die ein virtuelles Büro umfasst.

  • Geschäftsadresse mieten: Die gängigste Nutzungsform eines virtuellen Büros ist das Mieten einer fiktiven Geschäftsadresse. Diese befindet sich häufig an einem repräsentativen Standort in zentraler Großstadtlage. Das angemietete Büro ist gut für Kunden erreichbar und steht für ein professionelles, seriöses Unternehmensumfeld.
  • Digitalisierung des Posteingangs: Sobald eine Geschäftsadresse eingerichtet ist, treffen Briefe und Pakete ein. Die Empfangsmitarbeiter eines Bürodienstleisters nehmen die Post entgegen, scannen die Post ein und leiten sie digital an den Auftraggeber weiter.
  • Rezeptionsdienst: Da die Geschäftsadresse die Adresse des virtuellen Büros ist, können von dort aus nicht nur Briefe in Empfang genommen werden, sondern auch verschickt und abgeholt werden. Einige Anbieter stellen daher einen Rezeptionsdienst zur Verfügung. Qualifizierte Empfangsmitarbeiter und ein Firmenschild im Eingangsbereich vermitteln Seriosität.
  • Telefonservice: Ein virtuelles Büro ist jedoch mehr als nur eine fiktive Geschäftsadresse. Professionelle Dienstleister übernehmen zahlreiche Büroservices für den Auftraggeber – von der klassischen Telefonannahme über Anrufweiterleitungen bis hin zur Terminvergabe. Ein virtual Office stellt die Erreichbarkeit eines Unternehmens sicher, beantwortet Kundenanliegen umgehend und benachrichtigt den Auftraggeber per SMS, E-Mail oder WhatsApp über den Anruf. Kein Kunde geht in der Warteschleife verloren.
  • Business-Lounges / Konferenzräume / Besprechungszimmer: Falls Kunden oder Geschäftspartner doch auf die Idee kommen, die fiktive Geschäftsadresse für ein Meeting aufzusuchen, bieten einige Dienstleister zusätzlich Business-Lounges, Konferenzräume oder Besprechungszimmer an, die optional dazu gebucht werden können.

Virtual Office – eine sinnvolle Outsourcing-Lösung

Ein virtuelles Büro ist sowohl für kleine als auch große Unternehmen lohnenswert. Besonders Selbstständige oder Start-ups können nach der Gründung eines Unternehmens von einer virtuellen Geschäftsadresse profitieren. Eine Gründung ist zeitaufwendig und kostenintensiv und zum Start haben die meisten Existenzgründer keinen festen Firmensitz mit Büroräumen. Anmietung, Renovierung und Einrichtung kosten viel Geld und das ist in der Aufbauphase eines Unternehmens nicht ganz so leicht aufzubringen. Viele Gründer arbeiten daher auch im Homeoffice und möchten den Kunden nicht ihre private Adresse preisgeben. Der Aufwand der Bürokommunikation kann durch das Mieten eines virtuellen Büros relativ gering gehalten werden. Das Unternehmen bleibt für potenzielle Kunden erreichbar und kann sich zeitgleich aber dem Kerngeschäft widmen. Das Mieten eines virtuellen Büros kann daher eine ideale Outsourcing-Lösung sein.