Ein virtuelles Büro, auch als Virtual Office bezeichnet, stellt eine fiktive Geschäftsadresse dar, an der ein Unternehmen nicht seinen realen Firmensitz hat. Anders als bei einer Briefkastenadresse, ist das Büro durch einen externen Dienstleister besetzt und wickelt klassische Bürotätigkeiten im Auftrag eines Unternehmens ab. Das virtuelle Büro wird oftmals im Rahmen eines externen Sekretariatsservices durch einen Bürodienstleister betrieben. Auf Wunsch kann die Erreichbarkeit rund um die Uhr – 24 Stunden, 365 Tage im Jahr – für den Auftraggeber sichergestellt werden.
Unternehmen erhalten eine fiktive Firmenadresse an einem repräsentativen Ort, ohne das Bürogebäude selbst zu mieten. Außerdem können Unternehmen die Geschäftsadresse für Visitenkarten oder das eigene Briefpapier nutzen. Denn: Der externe Bürodienstleister übernimmt alle Tätigkeiten im Namen des Auftraggebers und fungiert als externes Büro.
Die Leistungen, die ein externer Dienstleister in einem virtuellen Büro übernehmen kann, sind umfangreich. Ein virtuelles Büro ist weitaus mehr als eine fiktive Geschäftsadresse inklusive Firmenschild. Je nach Branche und Unternehmensart variieren die Aufgaben, die ein virtuelles Büro umfasst.
Ein virtuelles Büro ist sowohl für kleine als auch große Unternehmen lohnenswert. Besonders Selbstständige oder Start-ups können nach der Gründung eines Unternehmens von einer virtuellen Geschäftsadresse profitieren. Eine Gründung ist zeitaufwendig und kostenintensiv und zum Start haben die meisten Existenzgründer keinen festen Firmensitz mit Büroräumen. Anmietung, Renovierung und Einrichtung kosten viel Geld und das ist in der Aufbauphase eines Unternehmens nicht ganz so leicht aufzubringen. Viele Gründer arbeiten daher auch im Homeoffice und möchten den Kunden nicht ihre private Adresse preisgeben. Der Aufwand der Bürokommunikation kann durch das Mieten eines virtuellen Büros relativ gering gehalten werden. Das Unternehmen bleibt für potenzielle Kunden erreichbar und kann sich zeitgleich aber dem Kerngeschäft widmen. Das Mieten eines virtuellen Büros kann daher eine ideale Outsourcing-Lösung sein.