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5 Tipps, wie Sie als Unternehmen Ihre telefonische Erreichbarkeit verbessern können

Die telefonische Erreichbarkeit als Unternehmen ist ein zentraler Faktor für den Kundenservice und kann den Umsatz sowie die Reputation des Unternehmens nachhaltig beeinflussen. Eine unzureichende telefonische Erreichbarkeit schadet der Kundenzufriedenheit und kann zu verpassten Vertriebschancen führen. Denn sind Unternehmen für Ihre Kund:innen nicht erreichbar, wählen diese häufig die Nummer der Konkurrenz.

Mit diesen 5 Tipps können Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit verbessern

Daher möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag 5 Tipps an die Hand geben, wie Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit als Unternehmen verbessern können.

Make Things Better

1. Steigern Sie Ihre Servicequalität!

Die Servicequalität ist ein entscheidender Faktor in der Kundeninteraktion. Die Ausbildung der Servicemitarbeiter:innen ist daher das A und O. Anrufe müssen effektiv und professionell entgegengenommen werden. Dazu zählen die Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner ebenso wie die richtige Erfassung der Anrufanliegen. Um die Servicequalität Ihrer Mitarbeiter:innen zu messen, können Sie folgende Kennzahlen erheben: Durchschnittliche Antwortzeit, Erstlösungsquote, Top-Support Mitarbeiter oder Weiterempfehlungsrate.  

2. Optimieren Sie Ihr Telefonsystem! 

Die Wahl eines modernen Telefonsystems mit Funktionen wie Call-Routing (clevere, automatische Anrufverteilung) und Automatisierung hilft Ihnen, Anrufe effizienter zu verwalten. Stellen Sie Call-Routing-Regeln ein, um Anrufe an die richtigen Personen weiterzuleiten und sicherzustellen, dass keine Anrufe verloren gehen. Oder verwenden Sie eine Telefonanlage oder eine Cloud-basierte Lösung, die eingehende Anrufe automatisch an die richtigen Personen oder Abteilungen weiterleitet. Eine gut ausgewählte Warteschleifenmusik ebenso wie eine durchdachte Bandansage können ebenso dazu gehören.

3. Richten Sie eine kostenlose Servicenummer ein!

Mit der Einrichtung einer kostenlosen 0800er-Servicenummer entstehen für Ihre Kund:innen keine Kosten bei der Telefonie. Dem Anrufer wird somit das Gefühl eines guten und kundenorientierten Service vermittelt. Sie haben nicht das Gefühl, den Anruf aus Kostengründen möglichst schnell beenden zu müssen. Ihre Kund:innen können sich somit vollkommen auf ihr jeweiliges Anliegen konzentrieren.  

4. Beauftragen Sie einen externen Telefonservice!

Immer dann, wenn Ihre Mitarbeiter:innen nicht ans Telefon gehen können, sich in Kundenterminen befinden oder wenn Anrufe außerhalb der regulären Geschäftszeiten stattfinden, kann ein externer Telefondienstleister Ihre Anrufe entgegennehmen. So verpassen Sie nie wieder einen Kundenanruf. Egal, ob saisonale Schwankungen, Urlaubszeit oder Krankheitsfall: Sie entscheiden, wann Sie die Unterstützung des externen Dienstleisters in Anspruch nehmen möchten und stellen Ihre Weiterleitung ein. Die Servicemitarbeiter:innen des Callcenters nehmen die Anrufe Ihrer Kund:innen nach Ihren Vorgaben entgegen und bereiten diese qualitativ so auf, dass Sie bestens vorbereitet den Rückruf starten können. 

5. Seien Sie auch 24/7 an 365 Tagen telefonisch erreichbar! 

Heben Sie sich vom Wettbewerber ab und seien Sie für Ihre Kund:innen rund um die Uhr erreichbar – und das an 365 Tagen im Jahr! Buchen Sie bei einem externen Telefonservice die Leistung 24/7 und zeigen Sie Ihren Kund:innen, dass Sie immer erreichbar sind und sich schnellstmöglich um jedes Anliegen kümmern.  

Es ist wichtig, dass Sie eine Lösung finden, die für Ihr Unternehmen und Ihre Kund:innen am besten funktioniert, um eine hohe Kundenzufriedenheit und einen guten Kundenservice zu gewährleisten. Dabei kann nicht nur die telefonische Erreichbarkeit eine entscheidende Rolle spielen. Seien Sie auf mehreren Kanälen für Ihre Kund:innen verfügbar und passen Sie sich den Kommunikationsbedürfnissen Ihrer Kund:innen an. Somit zeigen Sie Flexibilität und eine hohe Serviceorientierung. Setzen Sie sich aktiv mit den Kommunikationsgewohnheiten und Ansprüchen Ihrer Kund:innen auseinander, um herauszufinden, wie Sie sich von der Konkurrenz abheben können.  

Die tel-inform Web-App: Ihr smarter digitaler Telefonservice

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Beauftragung eines externen Telefonservices das Richtige für Sie ist, können Sie beispielsweise den Telefonservice von tel-inform kostenfrei und unverbindlich 21 Tage testen. Gerne stehen wir Ihnen darüber hinaus für ein persönliches Beratungsgespräch jederzeit zur Verfügung, um Ihren persönlichen Bedarf mit Ihnen zu besprechen.