Sekretariatsservice – 3 gute Gründe für ein externes Büro

Warum lohnt sich ein externer Sekretariatsservice?

Ein externer Sekretariatsservice kann für Gründer, Freiberufler, Selbstständige oder kleine Unternehmen eine große Entlastung sein. Sie sind Immobilienmakler:in, Anwalt/ Anwältim oder Handwerker:in und verbringen wenig Zeit im Büro? Dann kennen Sie das. Nicht zu jeder Zeit kann das eigene Büro besetzt werden, um Anrufe entgegenzunehmen oder Kundenanfragen zu beantworten. Die Gründe sind zahlreich, warum ein Anruf im operativen Tagesgeschäft nicht sofort entgegengenommen werden kann. Das kann an internen Meetings, wichtigen Kundenterminen, simultanen Anrufen oder Personalengpässen liegen. Die Folge: Die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens bricht drastisch ein. Jeder potenzielle Auftrag und Kund:innen sind jedoch wertvoll.

Daher spielt die Erreichbarkeit für einen optimalen Kundenservice eine entscheidende Rolle. Denn grundsätzlich gilt, dass durch die Erreichbarkeit des Ansprechpartners Aufträge gesichert werden können. Die Gefahr ist zu groß, dass sich interessierte Kund:innen an Mitbewerber:innen wenden, wenn das Büro nicht besetzt ist und der Anruf nicht beantwortet wird.

Das erwartet Sie im Folgenden:

• Büroservice 24/7: Ihr Schlüssel zum Erfolg
• Externer Sekretariatsservice: 3 Gründe, die Sie überzeugen
• 4 Schritte zu Ihrem Telefonservice

Mit einem professionellen Büroservice – auf Wunsch 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr – können Sie Ihre Erreichbarkeit und eine professionelle Kundenbetreuung rund um die Uhr sicherstellen. Bestehende Kund:innen sowie potenzielle Neukund:innen fühlen sich dadurch bestens aufgehoben und beraten.

Büroservice 24/7: Ihr Schlüssel zum Erfolg

Ein externer Telefonservice kann besonders in konzentrierten Arbeitsphasen hilfreich sein. Zu Stoßzeiten im Backoffice oder im Urlaubs- oder Krankheitsfall kann die eigene Sekretärin bedarfsgerecht entlastet und unterstützt werden. Je nach Branche kann der externe Sekretariatsservice als Ergänzung zur Sprechstundenhilfe oder als externes Büro zum Einsatz kommen.

Denn: Eine ständig erscheinende Abwesenheitsnotiz im Mail-Programm, eine besetzte Leitung, die wiederkehrende Ansage auf dem Anrufbeantworter oder die Mailboxansprache können für Ihre Kund:innen und potenzielle Neukund:innen zur Nervenprobe werden. Ein externer Telefonservice kann für das eigene Unternehmen dann eine ideale Lösung sein.

Externer Sekretariatsservice: 3 Gründe, die Sie überzeugen

Je nach Branche, Unternehmensgröße, Expansionsstufe und Geschäftsfeld ist ein Sekretariatsservice unumgänglich. Warum Sie auf ein externes Büro nicht verzichten sollten und welche Vorteile Ihnen ein externer Kundenservice liefert, möchten wir hier mit Ihnen teilen:

1. Zeitgewinn: weniger am Telefon, Konzentration auf das Kerngeschäft

Eine permanente Erreichbarkeit ist im stressigen Tagesgeschäft oftmals nicht möglich. Viele Termine außerhalb der Büroräume und ein enger Termin- und Zeitplan verhindern oftmals, Anrufe während der Geschäftszeiten persönlich entgegenzunehmen. Damit Sie als Unternehmer keine kostbare Zeit im operativen Kerngeschäft verlieren und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können, stellt ein externes Office mit geschulten Mitarbeiter:innen einen professionellen Telefonservice für Sie bereit.

Das Beste daran: Kund:innen merken nicht, dass der Anruf weitergeleitet wurde und eigentliche Ansprechpartner:innen zurzeit abwesend ist. Unnötige Belastungen durch eine zeitintensive Bearbeitung von eingehenden Anrufen oder die Organisation von komplexen Kommunikationsprozessen fallen weg.

2. Kostenersparnis: bedarfsgerecht für Ihre Kund:innen im Einsatz

Ein Sekretariatsservice spart Zeit und Geld. Denn je nach Arbeitsaufkommen wird der Telefonservice ständig an den tatsächlichen Bedarf der Kund:innen angepasst. Bei plötzlichen Krankheitsfällen, hohem Telefonaufkommen und spontanem Bedarf schafft der Telefonservice Freiräume für andere Projekte. Die Entgegennahme von Anrufen kann problemlos von einer auf die andere Sekunde organisiert werden. Keine Kund:innen oder Geschäftspartner:innen gehen in der Warteschleife verloren. Anfragen werden professionell und schnell bearbeitet und weitergeleitet.

Die Flexibilität im Arbeitsalltag bleibt erhalten und die Effektivität steigt – auch weil keine zusätzlichen Personalkosten durch den Einsatz einer Sekretärin oder einer Serviceeinheit entstehen. Hohe Fixkosten gehören somit der Vergangenheit an.

3. Professionalität: Kund:innen haben Priorität

Für eine langfristige Kundenbindung ist der persönliche Kontakt das A und O. Kundenfreundliche Reaktionszeiten und eine freundliche Stimme am Ende der Leitung legen die Grundlage für eine erfolgreiche Gesprächsführung und zufriedene Kund:innen. Anrufer:innen fühlen sich wertgeschätzt und haben das Gefühl, dass die Anliegen mit Priorität behandelt werden.

Die sofortige Anrufannahme und ein fachlich versiertes Auftreten der geschulten Mitarbeiter:inne vermitteln Vertrauen und Professionalität. Nicht umsonst heißt es: Die Telefonzentrale ist die Visitenkarten eines Unternehmens. Die Mitarbeiter:innen des Customer Service-Center treten als Teil des Unternehmens in Erscheinung und melden sich mit Firmennamen bei der Anrufannahme.

Ihr professioneller Büroservice – mit tel-inform rund um die Uhr erreichbar

Die impacx services GmbH, mit der Produktmarke tel-inform bietet einen solchen professionellen Telefonservice für unterschiedliche Auftraggeber:innen aus allen Branchen an. Dabei wird zwischen dem klassischen Erreichbarkeitsservice, dem Sekretariatsservice und der Notfallhilfe unterschieden.

Die Übernahme einer Notfallhotline kann für Schlüsseldienste oder Ärzte im Notfalldienst besonders wichtig sein. Potenzielle Kund:innen greifen auch nachts zum Hörer und benötigen Hilfe. Mit dem 24/7 Service sorgt tel-inform Telefonservice dafür, dass nur dringende Notfälle an Sie weitergeleitet werden. Alle weiteren Anrufe:innen nehmen wir für Sie entgegen, notieren die Anruferdaten und leiten sie am nächsten Morgen an Sie weiter.

Besonders häufig werden der klassische Erreichbarkeitsservice und der Sekretariatsservice von unseren Kund:innen in Anspruch genommen. Während beim Erreichbarkeitsservice die Anrufe einheitlich nach Vorgabe der Kund:innen bearbeitet werden, werden beim Sekretariatsservice die Anrufe anlassbezogen und umfangreicher behandelt.

Ihre 4 Schritte zum Telefonservice – So funktioniert es ganz einfach

1. Servicenummer anfordern: Im Rahmen des externen Telefonservices erhalten Sie als Auftraggeber:in eine Servicenummer, auf die Sie bei Bedarf umleiten können.
2. Vorgaben durchgeben: In einem persönlichen Telefonat teilen Sie dem Customer Service-Center mit, welche Angaben die persönlichen Sekretär:innen für Sie erfragen sollen und welche Daten der Anrufer:in erfasst werden müssen.
3. Weiterleitung einrichten: Immer wenn Sie verhindert sind, richten Sie die Rufumleitung zum externen Büro ein.
4. Telefonservice starten: Anrufe, die Sie nicht annehmen können, übernimmt der externe Telefonservice. Je nach Vorgabe notieren Mitarbeiter:innen Name, Telefonnummer und Grund des Anrufs. Im Anschluss erfolgt die Benachrichtigung über den Anruf per SMS, WhatsApp oder E-Mail an den Auftraggeber.

Unsere Leistungen für Sie im Überblick

• Anrufannahme
• Benachrichtigung per SMS, E-Mail, WhatsApp oder als Ticket in Ihrem System
• Telefonzentrale mit telefonischen Weiterleitungen
• Terminverwaltung im Kalendersystem des Auftraggebers
• Bestellannahme
• bei Wunsch auch 24-Stunden-Notrufhotline

Sekretariatsservice – mehr als nur Telefonannahme

Zu unseren Leistungen zählen auch die Terminverwaltung oder die Bestellannahme. Denn ein zuverlässiger Sekretariatsservice übernimmt vielfältige Aufgaben aus dem Büroalltag.

Neben der einfachen Annahme von weitergeleiteten Anrufen und E-Mails, zählt auch die Bearbeitung sowie die direkte Benachrichtigung von Auftraggeber:innen per SMS, E-Mail, WhatsApp oder Direkteingabe in das System der Kund:innen zum Leistungsumfang. Motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter:innen aus dem Customer Service-Center gehen sofort ans Telefon, um die vielfältigen Wünsche der Kund:innen als externes Sekretariat aufzunehmen und zu bedienen.

Innerhalb weniger Minuten wird das Anliegen samt aller erforderlichen Daten der Anrufer:innen erfasst, um Auftraggeber:innen die relevanten Informationen für einen Rückruf oder eine Weiterbearbeitung zur Verfügung zu stellen. Die Benachrichtigung erfolgt entweder per SMS, E-Mail, WhatsApp oder als Ticket in einem für Auftraggeber:innen zugänglichen System.

Fazit: Ihre Vorteile für einen externen Sekretariatsservice

Sei es als persönliches Vorzimmer, als Telefonzentrale oder als 24-Stunden-Hotline – der externe Telefonservice stellt für jede Branche und alle Unternehmer:innen eine kostengünstige und zeitgemäße Lösung dar. Die Vorteile liegen auf der Hand: eine deutliche Entlastung der Mitarbeiter:innen vor Ort, permanente Erreichbarkeit für Kund:innen und Geschäftspartner:innen, Steigerung der Effektivität im Arbeitsalltag und die Einsparung von Personalkosten. Ein externes, persönliches Sekretariat liefert Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Branche, damit ein herausragender Kundenservice rund um die Uhr gewährleistet ist.