FAQs zu tel-inform und unserem Service

Kundenservice Definition: Was ist Kundenservice?

FAQs – Kundenservice

Der Begriff Kundenservice leitet sich aus dem deutschen Verb „Servieren“ ab und bedeutet, Kund:innen Dienste zu erweisen. Der Kundenservice besteht darin, Kund:innen umfassend zu betreuen und bei jeglicher Interaktion mit dem Unternehmen zufriedenzustellen.
Der Kundenservice (engl. customer service) wird oftmals gleichgesetzt mit dem Kundendienst. Der Customer Service ist sozusagen die Schnittstelle zwischen Vertrieb, Marketing und Kunden. Laut des Gablers Wirtschaftslexikons bezeichnet der Kundendienst die „Dienste eines Herstellers oder Händlers, die er seinen Abnehmern vor dem Kauf, kaufbegleitend oder nach dem Kauf erbringt.“ (vgl. Wirtschaftslexikon Gabler). Dabei unterscheidet man zwischen vier verschiedenen Formen des Kundendienstes: 

• nicht warengebundener Kundendienst 
• warengebundener Kundendienst  
• technischer Kundendienst 
• kaufmännischer Kundendienst 

Was bedeutet Business Process Outsourcing?

FAQs – Business Process Outsourcing (kurz: BPO)

BPO steht für die Auslagerung kompletter Geschäftsprozesse. Dazu zählt unter anderem das Outsourcen der telefonischen Bestellannahme (Bestellhotline). BPO ist unter anderem ein Überbegriff für Fulfillment. Dieses Modell erfreut sich wachsender Beliebtheit und unterstützt Unternehmen bei wiederkehrenden Aufgaben sowie bei komplexen Prozessen. Es besteht die Möglichkeit, sogar 90 % der Unternehmensabläufe durch Dienstleister:innen abzudecken.

Was macht ein Telefonservice?

FAQs – Wie funktioniert ein Telefonservice überhaupt?

Ein Telefonservice, auch Telefondienst oder Anrufservice genannt, nimmt Anrufe im Namen von Auftraggeber:innen entgegen. Die eingehenden Anrufe, Aufträge oder Beschwerden bearbeitet der Telefonservice nach den Vorgaben der Auftraggeber:innen. Ein Telefonservice eignet sich daher perfekt für kleine Firmen bzw. Selbstständige und Einzelkämpfer:innen, die nicht die Größe und die Ausrichtung für ein eigenes Sekretariat haben.

Welche Aufgaben übernimmt ein Sekretariatsservice?

FAQs – Sekretariatsservice

Ein Sekretariatsservice übernimmt die Aufgaben Ihres Sekretariats als externe Dienstleister:in. Es werden Schreibarbeiten, Telefonservice, Büroservice und andere typische Aufgaben übernommen. Sinnvoll ist der Sekretariatsservice für Selbstständige und kleine Büros ohne eigene Sekretariat. Im Vordergrund steht meist die Bearbeitung von Telefonaten im eigenen Firmennamen. Services sind klassischerweise zu den regulären Geschäftszeiten verfügbar. Zunehmend aber in Kernaufgaben rund um die Uhr.

Was ist eine Bestellhotline?

FAQs – Bestellhotline

Eine Bestellhotline nimmt telefonische Bestellungen entgegen und übergibt diese direkt an das Warenwirtschaftssystem. Die telefonische Bestellannahme wird von Jahr zu Jahr beliebter. Übernimmt ein Contact Center wie tel-inform die telefonische Bestellannahme für Auftraggeber:innen, wird die Bestellfrequenz erhöht. Auch die Daten sind immer im gleichen Format gespeichert. Somit können Bestellungen direkt in die Fakturierungs- und Bearbeitungssoftware eingespeist werden.

Eine Bestellannahme mit einer Erreichbarkeit von 24 Stunden an 7 Tagen der Woche ist besonders im B2C-Bereich sehr sinnvoll, da oft nach Feierabend angerufen wird. Im B2B-Geschäft reicht oft eine Erreichbarkeit von 8 bis 18 Uhr.

Besonders bei der Bestellannahme ist eine professionelle Lösung wichtig, da diese das letzte Glied der Werbekette darstellt. Nutzen Sie den Bestellservice von tel-inform und profitieren Sie im optimalen Maß von Ihren Werbeausgaben. tel-inform bietet eine perfekte Erreichbarkeit – So geht keine Bestellung verloren.

Für wen ist eine Hotline interessant?

FAQs – Wer braucht eine Hotline

Die Einrichtung einer Hotline dient in erster Linie dem Kundenservice. So kann eine schnelle und persönliche Betreuung sichergestellt werden. Die Einrichtung einer Hotline ist daher insbesondere für Branchen und Firmen interessant, bei denen häufig Nachfragen zu den angebotenen Leistungen und Produkten erfolgen, oder ein direkter Kundenkontakt gewünscht ist.

Beispiele für Hotline-Dienste:

• Bestell-Hotline für Online-Shops
• Mieter-Hotline für Hausverwaltungen
• Notfall-Hotline für Handwerksbetriebe
• Support-Hotline für Software- und IT-Firmen

Wofür benötigt man eine Hotline?

FAQs – Wöfür wird eine Hotline benötigt?

Eine Telefonhotline ist häufig die erste Anlaufstelle für Interessent:innen und Kund:innen. Umso wichtiger ist hier eine kompetente und professionelle Betreuung. Ein professioneller Telefonservice ist außerhalb der üblichen Geschäfts- und Öffnungszeiten besonders hilfreich.

tel-inform bietet solche Hotline-Dienste für die verschiedensten Branchen an.

Was ist eine Servicenummer?

FAQs – Servicenummer

Unter einer Servicenummer versteht man eine Rufnummer für bestimmte Servicebereiche. Die bekanntesten Servicenummern sind: 01805 (geteilte Kosten) und 0800 (kostenfrei).
Heutzutage werden 0800er oder 01805er-Telefonnummern auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt, um ihren Auftritt professionell zu gestalten.

Wie kann ich eine Telefonhotline einrichten?

FAQs – Wie wird eine Hotleine eingerichtet?

Gern erklären wir Ihnen, welche Punkte Sie zu beachten haben, und planen gemeinsam mit Ihnen Ihr Vorhaben.
Eine Telefonhotline beschreibt im Wesentlichen eine Schnittstelle zwischen Kund:innen und Ihnen. Hier werden viele Aufgaben direkt zum Ende gebracht und Ihre Mitarbeiter:innen durch den Einsatz des Teams von tel-inform entlastet.

Weitere Vorteile sind die optimale Erreichbarkeit unserer Telefonhotlines. Auf Wunsch richten wir diese auch für 24 Stunden am Tag ein. Somit ist Ihre Telefonhotline durchgehend erreichbar und Kund:innen können ihre Anliegen schnellstmöglich als erledigt ansehen – auch am Wochenende oder in den späten Abendstunden.

Tipp: Richten Sie Ihre Telefonhotline bei tel-inform ein und freuen Sie sich über zufriedene Kund:innen und entlasteten Ihre Mitarbeiter:innen. Gern erstellen wir Ihnen ein passendes Angebot.

Welche Vorteile bietet mir der Telefonservice von tel-inform?

FAQs – Welche Vorteile erhalten Sie durch tel-inform

Unser bundesweiter Telefonservice führt Ihre Kundenkommunikation freundlich, fachkundig und kompetent. Sie selbst legen fest, wie und auf welche Weise die Anrufe Ihrer Kund:innen entgegengenommen werden sollen. Es ist unser Ziel, Ihrem persönlichen Stil bzw. den Besonderheiten Ihrer Branche Rechnung zu tragen. Wenn es Ihnen nicht möglich sein sollte, eine durchgängige telefonische Erreichbarkeit zu garantieren, oder wenn Sie zu bestimmten Stoßzeiten Unterstützung benötigen, dann springen wir ein. Mehr Flexibilität geht nicht. Denn Mindestvertragslaufzeiten fallen bei tel-inform weg. Durch unser flexibles Servicemodell können Sie frei entscheiden, wie wir Ihre Erreichbarkeit für Sie sicherstellen dürfen: 100% persönlich, mithilfe eines Voicebots oder beides. Sie entscheiden, welcher Service zu Ihnen am besten passt.

Ab wann kann ich den Telefonservice von tel-inform nutzen?

FAQs – Wie schnell können Sie auf unseren Telefonservice zurückgreifen

Ihr persönlicher Telefondienst ist in kurzer Zeit für Sie aktiviert. Nach telefonischer oder schriftlicher Kontaktaufnahme richten wir Ihren Telefonservice mit Ihren Unternehmensdaten und FAQs im Handumdrehen auf unseren Systemen ein. Sie können sich 21 Tage lang kostenlos von unserem Service überzeugen und sich selbst ein Bild von unseren geschulten Mitarbeitenden machen. Selbstverständlich ist die kostenlose Testphase für Sie unverbindlich und endet automatisch, sofern Sie nicht in einen Vertrag mit uns wechseln.

Wir kontaktieren Sie umgehend und aktivieren ohne Zeitverlust Ihren Telefonservice. Sie erhalten eine eigene Telefonnummer zur Rufumleitung und brauchen diese nur noch auf Ihrem Handy oder Telefon einzurichten. Sobald Sie die Rufumleitung aktivieren, übernehmen wir. Und zwar persönlich und individuell. Die Uhrzeit spielt dabei keine Rolle. Im Anschluss an jedes Kundengespräch erhalten Sie ein detailliertes Protokoll, das Sie über Inhalte und Ausgang des Gesprächs in Kenntnis setzt. Der Teil Verantwortung, den Sie abgeben, ist bei uns also in guten Händen.

Was bedeutet der Begriff „Anrufweiterleitung“?

FAQs – Anrufweiterleitung und wie sie funktioniert

Der Begriff Anrufweiterleitung oder auch Rufumleitung ist ein Leistungsmerkmal der Vermittlungstechnik. Sie zählt zu den Standardfunktionen einer jeden Telefonanlage. Bei der Anrufweiterleitung geht es um die sofortige Umleitung von ankommenden Gesprächen zu frei definierbaren Zielen wie anderen Telefonnummern, Faxgeräten oder zur Mailbox. Bevorzugt nutzt man hierfür das Interactive Voice Response (kurz IVR). Dies sorgt für einen effizienten und nahtlosen Übergang der Anrufe zum Ziel. Das Resultat ist eine verkürzte Wartezeit und maximale Zufriedenheit, da Kund:innen nicht von A nach B weitergeleitet werden, sondern dort auskommt, wo sie hingelangen möchten.

Die Anrufweiterleitung bzw. die Anrufweiterschaltung ist eine Option Anrufe vom Festnetz oder vom Handy automatisiert an eine andere Nummer weiter zu verbinden. Die Anrufweiterschaltung kann direkt (CFU), zeitlich verzögert, bei Besetztzustand (CFB) bzw. bei Nichtmelden (CFNR) erfolgen.

Übersicht über die Weiterleitungsoptionen

• Direkte Weiterleitung
• Zeitlich verzögerte Weiterleitung
• Weiterleitung bei Besetzt:
• Weiterleiten bei Nichtmelden
• Weiterleitung vom Provider