Termine spielen sowohl privat als auch beruflich eine wichtige Rolle in unserem Leben. Sie helfen uns dabei unseren Alltag besser zu organisieren und unsere Ziele zeitnah zu erreichen. Sowohl beruflich, als auch privat, funktioniert das nicht immer so, wie wir uns das vorstellen. Denn operative Tätigkeiten sind oftmals so zeitintensiv, dass Termine nicht vereinbart werden können. Eine hilfreiche Unterstützung wäre es, die Termine durch einen externen Partner koordinieren zu lassen. In diesem Blogeintrag schauen wir uns die Vorteile der Terminvereinbarung durch einen externen Service näher an.
Es war also nur noch eine Arzthelferin in der Praxis, die sich um alles gleichzeitig kümmern musste. Die Patienten in der Praxis hatten Priorität. Patienten, die am Telefon einen Termin vereinbaren wollten, musste sie notgedrungen ignorieren.
Das Beispiel aus meiner Arztpraxis zeigt, wie zeitintensiv operative Aufgaben eines Unternehmens sein können. Die operative Aufgabe in einer Arztpraxis besteht darin die Patienten zu behandeln. Diese führt der Arzt oder die Ärztin mit Unterstützung der Arzthelfer durch, die sich dann nicht um die administrativen Tätigkeiten kümmern können. Bei einem hohen Patientenaufkommen können einfach nicht alle Anrufe zur Terminvereinbarung entgegengenommen werden. Andererseits ist die Frustration des Patienten die daraus resultiert, ebenfalls nachzuvollziehen.
Bleiben wir bei dem Beispiel der Arztpraxis. Termine können aufgrund des wenigen Personals und dem hohen Patientenaufkommen nicht vereinbart werden. Die Unzufriedenheit der Patienten im Wartezimmer, als auch derer, die keinen Termin vereinbaren können steigt. Um das zu verhindern ist es hilfreich, die Terminvereinbarung einem externen Partner zu übergeben. So haben die Mitarbeiter der Arztpraxis die Möglichkeit sich ganz den anwesenden Patienten zu widmen. Die Patienten, die einen Termin vereinbaren möchten können dies nun problemlos telefonisch tun. Ein persönliches Erscheinen zur Terminvereinbarung wäre nicht mehr notwendig. Ein externer Partner erspart der Arztpraxis also nicht nur viel Zeit und Mühe. Er sorgt auch für eine reibungslose Terminvergabe.
Die Terminvereinbarung kommt nicht nur in Arztpraxen zu kurz. Große, mittlere oder kleine Unternehmen haben oftmals das gleiche Problem. Das Besondere an einem externen Partner ist, dass er branchenunabhängig die Terminvereinbarung übernimmt. Bei diesem Service steht die Unterstützung im Vordergrund. Daher können Ärzte, Handwerker, Juristen und viele weitere Unternehmen von diesem Service profitieren.
Der externe Partner hat die Möglichkeit von seinem Standort aus die Terminvereinbarungen für Unternehmen in ganz Deutschland zu übernehmen. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter eines Unternehmens den externen Partner nicht persönlich aufsuchen müssen. Änderungen bezüglich der Terminvereinbarungen können ganz bequem im Online-Kalender vorgenommen werden. Hinzukommt der Vorteil, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens die Möglichkeit haben sorgenfrei in den Feierabend zu gehen oder Urlaubstage zu nehmen.
Das Prinzip ist recht einfach: Das Unternehmen legt ein Zeitfenster für seine Terminvereinbarungen fest. In diesem Zeitfenster werden die Termine für das Unternehmen vereinbart. Besonders nützlich ist hierbei der Google Kalender, den bereits viele Unternehmen für ihre Terminverwaltung zur Verfügung stellen. Beim Google Kalender hat das Unternehmen die Möglichkeit, das Zeitfenster farbig zu markieren. Der externe Partner vereinbart die Termine mit den entsprechenden Kunden und trägt sie anschließend in das farbige Feld ein. Selbstverständlich kann das Unternehmen dem externen Partner auch einen eigenen Online-Kalender zur Verfügung stellen.
Durch einen externen Partner hat ein Unternehmen die Möglichkeit sowohl die operativen Tätigkeiten, als auch die Terminvereinbarung zu seinen Prioritäten zu machen. Dank des Online-Kalenders kann dieser Service ortsunabhängig durchgeführt werden – bundesweit!
Das Beispiel der Arztpraxis zeigt, wie viel Zeit die wichtigen Aufgaben, in diesem Fall die Patienten, einnehmen. Gerade dann ist es von Vorteil sich unterstützen zu lassen, um die Zeit effektiv nutzen zu können. Gleichzeitig wäre somit ebenfalls die Zufriedenheit der Kunden gewährleistet. Denn zufriedene Kunden bleiben einem Unternehmen länger erhalten, als unzufriedene.
