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Call-Center Service – Telefonservice und Büroservice für Architekten

Als Architekt sind Sie häufig mit Ihren Kunden unterwegs – bei den Bauherren, auf der Baustelle oder bei einer Baubehörde. 
In dieser Zeit können Sie keine Kundentelefonate führen. 
Doch während Sie Ihren täglichen Aufgaben nachgehen, darf der Kontakt zu Ihren Kunden nicht vernachlässigt werden. Häufig ist ein idealer Kundenservice mit durchgehender Erreichbarkeit ein zentraler Bestandteil Ihres Erfolgs.

Ein qualifizierter Telefonservice ist wichtig für Architekten

Sie brauchen daher einen starken Servicepartner an Ihrer Seite, der Ihren Kunden auch in Zeiten der Abwesenheit kostengünstig und flexibel vertritt. Ein Telefonservice nimmt Telefonate in Ihrem Namen entgegen und führt diese nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Ein guter Büroservice versteht es die Gespräche so zu führen, dass Ihre Kunden davon ausgehen, in Ihrem Architekturbüro ausgekommen zu sein.

Bauanträge, Angebote oder Präsentationen müssen zu fixen Terminen eingereicht werden. Gerade vor solchen Terminen ist es wichtig, dass Sie die nötige Ruhe zum Arbeiten finden. Ein externer Büroservice hält Ihnen geraden in solchen Situationen den Rücken frei.

Auch wenn Sie einmal nicht persönlich erreichbar sind, wird es Ihnen fortan nicht am Kundenservice mangeln. Anstatt mit ständig besetzten Leitungen können Sie nun mit durchgehender Erreichbarkeit glänzen.
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Mehr Flexibilität 24-Stunden Büroservice für Architekten

Da die Arbeitsverteilung und Arbeitszeiten variieren, gehört ein großes Maß an Flexibilität zu dem Arbeitsalltag eines Architekten. Mit der Hilfe eines 24-Stunden-Service können Sie Ihr Telefon an einen externen Partner weiterleiten. Sie werden nur noch dann gestört, wenn es sich um einen wirklichen Notfall handelt. Nach welchen Kriterien Anrufe als Notfall klassifiziert werden, wird vorab mit Ihnen abgestimmt.

Ein weiterer Vorteil dieses Services ist, dass Ihre Kunden jederzeit die Möglichkeit haben kurzfristige Änderungen mitteilen zu können. Seien Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr erreichbar ohne unnötige Fixkosten zu generieren.
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Mehr Zeit durch den First Level Support für Architekten

FAQ ist die Abkürzung für “Frequently Asked Questions” und stammt aus dem Englischen. Eine FAQ-Liste ist somit eine Liste, die häufig gestellten Fragen und deren Antworten beinhaltet.

Hierbei soll das Anliegen der Anrufer im ersten Schritt abschließend erfolgreich abgewickelt werden, sodass Sie in Ruhe weiterarbeiten können.
Während der Büroservice Ihre Telefonate bearbeitet, kümmern Sie sich um Ihr Kerngeschäft, die Architektur.

Um aus Ihrem Telefonservice einen echten Kundenservice zu gestalten, werden mithilfe eines Fragenkataloges alle grundlegenden und wiederkehrenden Fragen Ihrer Kunden fachkundig und verlässlich beantwortet. Sie haben immer die Garantie, dass Ihre Gespräche professionell entgegengenommen werden. So bleibt bei Ihren Kunden der positive Eindruck Ihres Architekturbüros erhalten.

Durch die intensiv geschulten Servicemitarbeiter bei einem Telefonservice Anbieter bemerken Ihre Kunden beim Kundenservice keinen Unterschied. Durch die sofortige Hilfe haben Ihre Kunden zudem ein positives Servicegefühl.

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Profitiert Ihr Architektenbüro bereits von zielgerichteter und zügiger E-Mail Bearbeitung?

Bedarf ein Projekt besonderer Aufmerksamkeit, bleiben im Büro und somit auch im E-Mail Eingang einige Nachrichten oft unbeantwortet. Eventuell verlangt das Projekt sogar längere Büroabwesenheit, da Sie sich an bewährten und traditionellen Baustilen einer Region orientieren müssen.
Die eingegangenen Anrufe und E-Mails können dadurch meist erst verzögert beantwortet werden.

Um Ihren Kunden trotzdem eine direkte Kommunikation und umgehende Bearbeitung Ihrer E-Mails zu gewährleisten, kann Sie ein professionelles Servicecenter unterstützen.

Ein Büroservice übernimmt Ihre E-Mail Bearbeitung und die externen Sekretärinnen arbeiten nach Ihren Richtlinien. Auf Wunsch wird mit vorgefertigten Textmakros auf die E-Mails Ihrer Kunden geantwortet. Diese Textbausteine bewahren Ihre einheitliche und professionelle Außenwahrnehmung.

Häufig gebrauchte Antworten werden als Textbausteine in einem Ticketsystem hinterlegt und sind schnell einzufügen. Die Beantwortung der E-Mails mithilfe von Makros erleichtert und beschleunigt den Bearbeitungsvorgang. Dank dieser Textmakros werden Standardfragen umgehend beantwortet – ohne unnötige Wartezeit für Ihre Kunden.

Eine Beantwortung mit persönlichen Formulierungen von Kundenanliegen ist ebenfalls möglich.
Sollte eine individuelle Bearbeitung der Kunden E-Mail aufgrund der inhaltlichen Schwierigkeit eines Sachverhalts erforderlich sein, so wird dem Kunden mitgeteilt, dass das Anliegen an Sie weitergeleitet wird. So werden Sie wirklich nur dann gestört, wenn es inhaltlich erforderlich ist.

 

Schaffen Sie Ihren Architekten Freiräume mit flexiblem Büroservice

Fast jeder zweite Architekt ist freiberuflich tätig. Um so wenig Zeit wie nötig in nebensächliche Aufgaben zu investieren, wird die Kalenderpflege bei vielen Architekten bereits von einem Servicecenter übernommen. Um Ihnen weitere Freiräume zu schaffen, können externe Servicemitarbeiter Terminvereinbarungen direkt mit Ihren Kunden treffen . Die Termine werden in Ihren Online-Kalender in Echtzeit notiert, sodass Sie immer genau über Ihre Termin informiert sind.

Damit Sie Ihre wertvolle Zeit nicht für die Terminvergabe aufbringen müssen, werden kurzfristige Änderungen im Kalender von Ihrem Servicepartner entgegengenommen und notiert.
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Mit Social Media Pflege zur perfekten Kundenkommunikation

Gerade in der hart umkämpften Architektenbranche sollten die Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation und Werbung genutzt werden. Denn oft ist der Social Media Auftritt ein wichtiger Baustein für den gesamten Erfolg des Unternehmens. Die Möglichkeiten neue Kunden mit Hilfe des Internets zu erreichen und zu werben sind enorm gestiegen.

Ihnen fehlt aber die Zeit Ihre Internetpräsenz professionell und regelmäßig zu pflegen? Nachrichten Ihrer Kunden bleiben tage- oder sogar wochenlang unbeantwortet?

Erfahrene Customer Service Center sind für viele Unternehmen der rettende Anker. Die Auslagerung Ihrer Social Media Pflege ist häufig ein guter, präziser und flexibler Weg um das wachsende Kundenaufkommen abzuarbeiten. Seit einigen Jahren schicken Kunden vermehrt Anfragen direkt an die Social Media Auftritte von Unternehmen. Deren Sekretariate sind allerdings nicht auf das Anfragevolumen vorbereitet. Infolge dessen bleiben viele Kundenanliegen unbeantwortet.

Gibt ein Kunde eine Randbemerkung über Ihr Architektenbüro in einem sozialen Netzwerk ab, erwartet er meistens keine Antwort. Jedoch schaffen Sie mit einem Feedback ein positives Kundenerlebnis. Gleichzeitig deuten Sie durch eine hohe Reaktionsfreudigkeit an, dass die Kundenmeinung einen hohen Stellenwert in Ihrem Unternehmen genießt.
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Gewinnen Sie mit dem Live Chat für Architekten einen Wettbewerbsvorteil

Der Live Chat ist die modernste Form der Kommunikation, um mögliche individuelle ungeklärte Fragen zu beantworten. Durch die Anonymität überwindet sich ein Kunde schneller Fragen zu Produkten und Leistungen zu stellen.

Ein telefonischer Kontakt stellt für viele Kunden eine Hürde da, besonders wenn es sich um kostenpflichtige Service Hotlines handelt. Daher bieten immer mehr Architekten einen Live Chat auf Ihrer Homepage an.

Der Kunde nimmt über seine Tastatur Kontakt zu Ihrem Unternehmen auf, während sie sich beide auf Ihrer Internetseite befinden. Das Live Chat Fenster öffnet sich nach einer von Ihnen frei wählbaren Zeit automatisch im Browser Ihres Kunden. Wie in einem Telefonat ist eine schnelle Reaktionszeit im Live Chat unabwendbar.

Bei Standardfragen wird mit vorgefertigten Testbausteinen gearbeitet. Sollte eine individuelle Texteingabe notwendig sein, wird dem Kunden angezeigt, dass der Mitarbeiter antwortet.

Die Chatverläufe werden archiviert, sodass Ihnen auch langfristig alle Informationen über Ihre Kunden zur Verfügung stehen. Gerade aus beim Live Chat lassen sich schnell und einfach FAQ-Listen für einen First-Level-Support erstellen.

Durch diese Serviceform auf Ihrer Homepage verbessert sich nicht nur die Chance der Neukundenakquise. Sie zeigen Ihren Kunden auch, dass Sie sich auf dem neusten technischen Stand befinden.

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Mit tel-inform zu dem optimalen Sekretariat für Architekten

Mit tel-inform haben Sie einen starkes, verlässliches und preiswertes Servicecenter als Partner an Ihrer Seite. Wir übernehmen Ihren Kundenservice und wickeln diesen nach Ihren Wünschen ab. Damit sich Ihre Kunden gut aufgehoben fühlen, melden sich unsere Mitarbeiter in Ihrem Namen.

Sie erhalten nach jedem Telefonat eine Anrufnotiz per SMS, E-Mail oder Zendesk Ticket. Diese Notiz enthält Informationen über Anrufer, Rufnummer und Gesprächsinhalt. Unsere Mitarbeiter fragen alle gewünschten Informationen für Sie ab.
So sind Sie über jeden Anruf informiert und können Ihren Kunden bequem zurückrufen – dann wenn es Ihnen passt.

Ihre Kunden suchen nicht nur über das Telefon den Kontakt mit Ihnen? Als modernes Customer Service Center betreiben wir Multichannel Kundenmanagement. Das bedeutet Kommunikation auf allen Kanälen – Telefon,E-Mail, Kalenderpflege, Chat, Social Media und Blogs.

Unsere professionellen Sekretärinnen und Sekretäre nehmen Ihre Telefonate rund um die Uhr für Sie entgegen. Mit unserem 24-Stunden-Service gewährleisten Sie Ihren Kunden eine professionelle und zuverlässige Erreichbarkeit.

Die Beantwortung von sich wiederholenden Fragen ist zeitintensiv und mühselig. Auf Wunsch übernehmen unsere Mitarbeiter durch das Hinterlegen einer FAQ-Liste diese Aufgabe für Sie. Fragen Ihrer Kunden werden sofort beantwortet und Sie verschaffen sich Freiraum für Aufgaben, die nur Sie bearbeiten können.

Dank des Zendesk Ticketsystems sind wir in der Lage Ihre gesamte E-Mail Bearbeitung zu übernehmen. Mittels vorgefertigter Textbausteine wird gezielt auf die E-Mails Ihrer Kunden geantwortet.

Unser Büroservice trifft Terminvereinbarungen mit Ihren Kunden und übernimmt bei Bedarf die komplette Kalenderpflege für Sie. Dafür geben Sie lediglich Ihren Online-Kalender für uns frei, damit unsere Mitarbeiter die Termine für Sie vergeben können. Ohne Fixkosten fungieren wir wie ein internes Sekretariat.

Da sich die Technik in den letzten zwanzig Jahren stetig weiterentwickelt hat, sind wir bereits einigen Servicetrends begegnet. Als routinierter Partner stehen wir Ihnen mit modernen und individuellen Lösungen zur Seite. Wir unterstützen Sie bei Ihrem Social Media Auftritt und betreuen dabei neben den sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder Google+ auch Ihren Architekten Blog.

Testen Sie unseren individuellen Telefonservice für Architekten einen Monat kostenlos und schaffen Sie sich die Freiräume, die Sie nicht mehr missen möchten!


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Ihr Ansprechpartner

Wolfgang Lindlar

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Kundenstimmen

Mit dem Telefonservice von tel-inform sind wir sehr zufrieden. Die Anrufe werden freundlich und sehr professionell bearbeitet.

Max Kramer, Shapewear Europe. Andijk