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Telefonservice für Immobilienmakler

Unterstützung für Immobilienmakler durch professionellen Telefonservice

Als Immobilienmakler sind Sie häufig außer Haus und bei Besichtigungsterminen. Wenn Sie im Büro ankommen, überprüfen Sie Käuferbonitäten, bewerten Immobilien, ordnen und archivieren Unterlagen und führen vertragsrechtliche Beratungen durch.

Oft bleibt das Telefon dabei unberührt, was dazu führt, dass die Annahme aller eingehenden Telefonate nicht gewährleistet wird. Dadurch vernachlässigen Sie einen essenziellen Bestandteil Ihres Geschäftes – die Akquise von Neukunden sowie die Bindung von Bestandskunden. Demnach sind alle Beteiligten überlastet und Ihr Kerngeschäft leidet. Hinzu kommt, dass kaum ein Berufsstand mit einen so schlechten Ruf zu kämpfen hat, wie Immobilienmakler.


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Telefonservice für Immobilienmakler

Die Auslagerung Ihrer Telefonate an einen Telefonservice führt zu einer erheblichen Entlastung Ihres Sekretariats. Dabei umfasst ein solcher Service die Telefonannahme nach Ihren Vorgaben. So sind Sie optimal informiert und für Ihre Interessenten und Kunden erreichbar.

Auch wenn Sie viele Aufgaben an Ihr eigenes Sekretariat abgeben, ist dieses oftmals so stark ausgelastet, dass eine professionelle Annahme der eingehenden Telefonate nicht gewährleistet werden kann. Das führt dazu, dass Interessenten die Sie telefonisch nicht erreichen, den Kontakt zu Ihrer Konkurrenz suchen.

Mit einem externen Servicepartner an Ihrer Seite steigt nicht nur Ihre Erreichbarkeit, Sie gewinnen sogar weitere Immobilien und potenzielle Kunden. Bei Ihren Klienten wächst durch die verbesserte Erreichbarkeit das Vertrauen zu Ihrem Unternehmen, was gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigen lässt. Je besser Ihr Kundenservice ist, desto mehr Kunden werden Sie bei Freunden und Bekannten weiterempfehlen.

Zu einem guten Kundenservice gehört auch, sich in den Kunden hinein zu versetzen. Will der Interessent ein Haus mit besonders geringen Heizkosten? Ist die Immobilie altersgerecht?
Wünscht sich Ihr Klient ein Anwesen mit besonders viel Grünfläche oder sollen Haustiere erlaubt sein?

Ganz egal wie das jeweilige Traumhaus aussehen soll, Sie helfen den Menschen jeden Tag das ideale Zuhause zu finden. Um das passende Objekt ausfindig zu machen, benötigen Sie Zeit. Zeit, die Sie sich mit der Hilfe eines Büroservices verschaffen können.


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24-Stunden-Service für durchgehende Erreichbarkeit

Gut zwei Drittel aller Anrufer wählen gleich die Telefonnummer des nächsten Immobilienmaklers, wenn der Erste Anbieter nicht erreichbar ist. Mit einem 24-Stunden-Telefonservice sind Sie für Ihre Kunden immer erreichbar.

Um keinen Abschluss zu verlieren, möchten Sie Ihren Kunden einen Kundenservice rund um die Uhr anbieten, ohne selbst im Dauereinsatz zu sein? Mit der Umleitung Ihres Telefons an den Servicepartner sind Sie 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr erreichbar.

Nach Bedarf werden Telefonate mittels einer abgestimmten Anforderungsliste nach differenzierten Kriterien an Sie weitergeleitet. So werden Sie nur noch in wichtigen Situationen gestört.


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Profitieren Sie als Immobilienmakler von einem First-Level-Support!

Immer dieselben Fragen zu beantworten ist mühselig. Erste Fragen kann ein externer Servicedienstleister im First-Level-Support mithilfe einer FAQ-Liste ebenfalls schon am Telefon klären.

FAQ ist die Abkürzung “Frequently Asked Questions”. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt häufig gestellte Fragen. Eine sogenannte FAQ-Liste beinhaltet häufig gestellte Fragen und deren standardisierte Antworten.

Der Telefonservice kann Ihren Klienten im First-Level-Support anhand dieses Fragenkatalogs bei Standardfragen Auskunft geben. Das Ergebnis dieses Services ist die Abarbeitung des Anliegens in einem Schritt ohne Ihr aktives Handeln.

Ein guter Kundenservice beinhaltet die qualitative und zuverlässige Beantwortung aller Fragen Ihrer Klienten. Dabei werden Sie nicht unnötig gestört und können sich auf die Vermittlung von Immobilien konzentrieren.


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Kalenderpflege für Immobilienmakler

Neben der einfachen Telefonannahme für Ihr Maklerbüro kann ein Büroservice auch die Kalenderpflege für Sie übernehmen.

Terminvereinbarungen, wie Besichtigungstermine, werden direkt mit Ihren Klienten getroffen. Durch die Erstellung und Freigabe eines Online-Kalenders werden die Termine in Echtzeit notiert und sind sofort für Sie einsehbar.

Die Terminvergabe wird nach Ihren Bedingungen ausgeführt, damit es hier nicht zu Überschneidungen kommt. Mithilfe diverser Tools ist eine logistisch sinnvolle Terminplanung spielend leicht umzusetzen.

Mit der Unterstützung des Büroservices kann Ihr Kunde einen Termin mit Ihnen vereinbaren ohne lange warten zu müssen. Denn eine Vielzahl der Anrufer beenden das Telefonat bereits während der Warteschleife, ohne überhaupt mit Ihnen gesprochen zu haben.

Hinzu kommt, dass das Anliegen des Anrufers ohne Umwege bearbeitet wird und diese auf einen Rückruf Ihrerseits verzichten können. Das verschafft Ihnen mehr Raum, den Sie für Ihr Immobiliengeschäft nutzen können.

Reduzieren Sie die Beantwortungszeit mit der Auslagerung Ihrer E-Mail Bearbeitung

Um sich von den anderen Maklern abzuheben ist es notwendig, dass Sie aus Ihrem Service einen guten Kundenservice gestalten. Möchten Sie für Ihre Kunden einen individuellen Service definieren, soll dieser auch so umgesetzt werden.
Die umgehende Beantwortung der Kunden E-Mails ist ein Baustein dafür.

Hierbei unterstützt Sie ein Sekretariatsservice, indem er die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer E-Mails übernimmt. Durch die zügige Beantwortung durch die externen Sekretärinnen gehört das ewige Warten auf eine Rückmeldung der Vergangenheit an. Denn nichts ist frustrierender als lange auf ein angefordertes Exposé zu warten.

Bei der E-Mail Bearbeitung hat Ihr Servicepartner Möglichkeiten mit vorgefertigten Textbausteinen zu antworten. Diese Textbausteine, so genannte Makros, sind nichts anderes als häufig verwendete Standardantworten. Diese Textbausteine werden mit Ihnen abgesprochen und im Bearbeitungssystem hinterlegt. Das erleichtert nicht nur die Bearbeitung der E-Mails, sondern ist für den Servicemitarbeiter auch schnell abrufbar.

Sollte die Bearbeitung der E-Mail durch den externen Servicemitarbeiter durch fehlendes Wissen nicht möglich sein, wird dem Kunden mitgeteilt, dass Sie sich zeitnah mit ihm in Verbindung setzen.

Ihren Klienten bekommen so immer eine kompetente Rückmeldung und fühlen sich professionell betreut.


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Profitieren Sie schon von der Social Media Pflege

Es geht fast nichts mehr ohne Facebook, Twitter & Co. Die Kundenbetreuung über die Social Media Kanäle rückt immer mehr in den Vordergrund.

Möchte man sich vom Wettbewerb abgrenzen, ist “Das-gewisse-Etwas” gefragt. Die Pflege der Social Media Präsenz, die digitale Kommunikation und Werbung sind ein wichtiger Beitrag, um Bestandskunden zu erreichen und Neukunden zu werben.

Mit dem Live Chat auf Ihrer Homepage sind Sie immer erreichbar

Ein Highlight unter den Servicedienstleistungen ist der Live Chat. Er ist die modernste Art um Kundenservice zu betreiben.

Durch die Möglichkeit ohne Angabe eines Namens Kontakt aufzunehmen, steigt die Akzeptanz dieser Serviceart. Die Kunden überwinden sich eher unverbindliche Fragen zu stellen, als ein Telefonat aufzubauen.
Durch einen Live Chat auf Ihrer Homepage steigt die Kundengewinnung und Kundenzufriedenheit. Fragen werden durchweg schnell beantwortet.

Das Live Chat Fenster öffnet sich automatisch nach einer gewissen Zeit, wenn sich der User auf Ihrer Website befindet. Die Kommunikation mit Ihrem Maklerbüro findet ganz bequem über die Tastatur statt. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit das lose Interesse potentieller Kunden in handfesten Umsatz zu verwandeln.

Eine zügige Beantwortung und eine schnelle Reaktionszeit ist wie in einem Telefongespräch auch im Live Chat die Voraussetzung. Im Regelfall werden vorgefertigte Antworten, so genannte Makros, einfach eingefügt. Bedarf die Frage einer individuellen Antwort, so wird Ihrem Klienten angezeigt, dass der Mitarbeiter gerade eine individuelle Antwort verfasst.

Die Chatinhalte und Chatdauer werden gesichert und stehen Ihnen auch langfristig zur Verfügung. So verlieren Sie keine wichtigen Informationen zu Ihren Kunden. Aus Live Chat Fragen lassen sich übrigens auch sehr gut FAQ Listen erstellen, die dann zu einer Weiterentwicklung der vorgefertigten Makros genutzt werden können.


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tel-inform als Ihre Rückendeckung

Als erfahrener Servicepartner halten wir Ihnen den Rücken frei und sorgen dafür, dass Sie sich um Ihr Immobiliengeschäft kümmern können. Unsere professionellen und intensiv geschulten Mitarbeiter bearbeiten Ihre Telefonate nach Ihren Wünschen. Ihre Kunden werden den Unterschied merken.

Um Sie über jedes geführte Gespräch zu informieren, erhalten Sie eine Anrufnotiz in Echtzeit per E-Mail, SMS oder Ticket mit allen Informationen die Sie für einen möglichen Rückruf benötigen. Mit dieser Vorgehensweise sind Sie hervorragend auf jedes Gespräch und jeden Termin vorbereitet.

Weiterhin bietet unser 24-Stunden-Service für Ihre Kunden eine zuverlässige Erreichbarkeit rund um die Uhr und zwar ohne dass Sie selbst am Telefon verfügbar sein müssen.

Durch das Hinterlegen einer FAQ-Liste werden die Fragen Ihrer Kunden direkt durch unsere Telefonservice Mitarbeiter beantwortet. Sie müssen sich nicht mit immer wiederkehrenden Fragen Ihrer Kunden stellen, sondern verschaffen sich Freiräume für Ihre wichtigen Aufgaben.

Ebenfalls helfen wir Ihnen gerne bei einer schnellen E-Mail Bearbeitung. Mithilfe des Ticketsystems Zendesk haben wir die Möglichkeit mit vordefinierten Antworten oder auch ganz individuell auf die E-Mail Ihrer Kunden zu antworten.

Durch die Unterstützung unseres Büroservices vereinbaren wir Termine mit Ihren Kunden und übernehmen Ihre Terminplanung. Hierzu wird lediglich ein Online-Kalender von Ihnen freigegeben, in dem unsere Mitarbeiter die Termine für Sie notieren.

Durch das Multichannel Kundenmanagement bearbeiten unsere Mitarbeiter Ihre Kundenanfragen auf den verschiedensten Kommunikationskanälen. Neben der Telefonie und Kalenderpflege, betreuen wir auch soziale Netzwerke und Blogs. So sorgen Sie für Ihren ganzheitlich perfekten Online Auftritt.

Sprechen Sie uns einfach an und gestalten Sie mit uns ganz individuell den für Ihr Maklerbüro perfekten Kundenservice.


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Wir haben uns besonders wegen der persönlichen Betreuung für tel-inform entschieden. Die Mitarbeiter helfen uns in allen Belangen schnell weiter.

Jens Ullmann, Ullmann Hausbars SEMA GmbH, Langenfeld